E-Rechnung XRechnung ZUGFeRD - Inhouseseminar

Die E-Rechnung ist mehr als nur ein moderner Trend – sie ist eine effiziente, umweltfreundliche und zukunftsorientierte Alternative zur klassischen Papierrechnung. Sie spart Zeit, reduziert Fehler, senkt Kosten und ermöglicht eine schnelle Zahlungsabwicklung. Gerade in einer digitalisierten Welt wird die E-Rechnung durch gesetzliche Vorgaben Pflicht. Diese praxisorientierte Inhouse-Schulung richtet sich gezielt an KMU sowie Freiberufler, die den Einstieg in die E-Rechnung einfach, kostenfrei und rechtskonform meistern möchten. Die Teilnehmer erhalten eine kompakte Übersicht darüber, wie sie E-Rechnungen effizient und ohne komplexe IT-Infrastruktur mit einem frei verfügbaren Tool XRechnung und ZUGFeRD-Formate erstellen können.

Schulungsinhalte:

1. Allgemeines zur E-Rechnungen

• Was ist eine E-Rechnung und warum wurde sie eingeführt?
  Eine Erklärung, was E-Rechnungen sind und wie sie sich von Papierrechnungen unterscheiden. Diskussion der Ziele, wie Standardisierung, Automatisierung und Nachhaltigkeit.
• Formate: ZUGFeRD, XRechnung
  Einführung in die gängigsten Formate für E-Rechnungen, ihre Unterschiede und Anwendungsbereiche. Besonderer Fokus auf ZUGFeRD (PDF/XML) und XRechnung (vorgeschrieben für öffentliche Aufträge).
• Umsteigen aufgrund von gesetzlichen Anforderungen
  Überblick über die relevanten Gesetze und Richtlinien, die Unternehmen zur Einführung von E-Rechnungen verpflichten, sowohl auf nationaler als auch auf EU-Ebene.
• Pflicht zur E-Rechnung bei öffentlichen Aufträgen
  Spezielle Anforderungen für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten, einschließlich der Verpflichtung zur Nutzung bestimmter Formate wie XRechnung.
• Pflichtangaben in der Rechnung
  Welche Informationen eine E-Rechnung enthalten muss, um rechtskonform zu sein.
• Übergangsfristen zur E-Rechnung
  Darstellung der aktuellen Übergangsregelungen für die Einführung von E-Rechnungen und Fristen, die Freiberufler beachten müssen.
• Vorteile, Nachteile und Grenzen für Freiberufler
  Diskussion, wie E-Rechnungen Kosten und Aufwand senken können, aber auch mögliche Herausforderungen für Kleinstunternehmen, z. B. die Umstellungskosten oder technische Anforderungen.

2. Ist ein technischer Umstieg erforderlich?

• Abwicklung über ein Excel-/Word- oder Access-System
  Wie Freiberufler oder Freelancer, dennoch E-Rechnungen erstellen können.
• Vorhandenes Buchhaltungssystem?
  Wenn das bestehende Buchhaltungssystem E-Rechnungen nicht unterstützt, trotzdem XRechnungen bzw. ZUGFeRD - Rechnungen stellen können.
• Rückgriff auf kostenfreie Tools
  Alternativen für Unternehmen ohne bestehende Warenwirtschaftssysteme, z. B. frei verfügbare Software zur E-Rechnungserstellung.

3. Praxisfall für ein kostenfreies E-Rechnungstool

• Kurze Präsentation: Was kann das Tool?
  Übersicht über die Funktionen und Einsatzmöglichkeiten eines konkreten kostenfreien E-Rechnungstools.
• Einrichtungsprozess: Download, Installation
  Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Herunterladen und Installieren des Tools auf Ihrem Gerät.
• Eingabe einer Rechnung
  Praktische Übung zur Eingabe einer Musterrechnung, um die Benutzeroberfläche und Grundfunktionen kennenzulernen.
• Validierung von E-Rechnungen
  Erklärung, wie das Tool die eingegebenen Daten überprüft, um sicherzustellen, dass die E-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
• Erstellung der E-Rechnung (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung)
  Praktische Demonstration, wie eine E-Rechnung im gewünschten Format erstellt wird.
• Arbeiten mit Vorlagen (Import und Export von Daten)
  Wie Vorlagen genutzt werden können, um die Erstellung von E-Rechnungen zu beschleunigen, und wie bestehende Daten importiert oder exportiert werden.
• Demonstration: Wie kann ich den Prozess automatisieren?
  Tipps zur Automatisierung wiederkehrender Rechnungsprozesse, um Zeit zu sparen.
• Umgang mit eingehenden E-Rechnungen für die Buchhaltung
  Wie E-Rechnungen in einem Buchhaltungssystems verarbeitet werden können.
• Archivierung von E-Rechnungen
  Erläuterung der gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung von E-Rechnungen. Wie sieht das bei einem Freiberufler aus?

4. Abschluss

• Diskussion von Teilnehmerfragen
  Offene Fragerunde, um individuelle Herausforderungen und Anliegen der Teilnehmer zu klären.
• Feedbackrunde
  Möglichkeit für die Teilnehmer, Rückmeldungen zu den Inhalten und der Durchführung des Seminars zu geben.
• Weiterführende Links im Internet
  Bereitstellung von weiterführenden Links zur E-Rechnung.

Trainer
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Inhouseschulung
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