Die digitale Personalakte als Online-Seminar

• Einführung: Was ist eine digitale Personalakte?
• Die Umstellung auf digitale Personalakten:
  • Welche Tätigkeiten werden intern übernommen?
  • Was übernehmen externe Dienstleister:innen? Welche Dienstleistungen gibt es?
  • Welche Vor- und Nachteile bringen externe Dienstleister:innen?
  • Was passiert mit den Papierakten? Wie lange und wo sind sie aufzubewahren?
  • Wer säubert die bisherigen Papierakten?
• Gesetzliche Anforderungen
  • Unterschiede zur Papierakte
  • Rechtssicherheit digitaler Dokumente – welche Rahmenbedingungen gilt es zu beachten?
  • Dokumente mit Schriftformerfordernis z. B. (befristete) Arbeitsverträge, Kündigung, Arbeitszeugnis
  • Datenspeicherung, -erhebung und -sicherung – Grundlagen der DSGVO (Zugriffs- und Berechtigungskonzept)
  • Die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat
• Technische Aspekte, die zu entscheiden sind
  • Wo liegen die digitalen Personalakten? Cloud? Eigene Server?
  • Verschlüsselung von Dokumenten
  • Berechtigungskonzepte (Bearbeitungsrechte, Leserechte)
  • Rechts- und revisionssichere Archivierung
  • Verfahrensdokumentation
  • Protokollierung
• Personalakten richtig führen
  • Aufbau und Struktur
  • Neue Formate
  • Notwendige Inhalte
• Schritte zur erfolgreichen Einführung – worüber müssen Mitarbeiter informiert werden
• Ausblick in die Zukunft

Fach- und Führungskräfte aus dem Personalbereich, IT-Verantwortliche