Officemanager mit Kommunikation und Konfliktmanagement

Grundlagen des Büromanagements

Einführung in das moderne Büromanagement
- Definition und Bedeutung des Büromanagements.
- Anforderungen an Bürofachkräfte im modernen Arbeitsumfeld.
- Umweltschutz, Ergonomie, Unfallverhütung
- Typische Aufgaben: Terminplanung, Organisation, Kommunikation.
- Interaktive Gruppenübung: Analyse von Tagesabläufen aus der Praxis
Ziele und Aufgaben eines Büromanagers
- Wichtige Kompetenzen: Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität.
- Abgrenzung zu anderen Berufsbildern im administrativen Bereich.
- Rollenspiel: Aufgaben eines Büromanagers identifizieren und priorisieren.
Zeitmanagement und Priorisierungstechniken
- Prinzipien des Zeitmanagements: SMART-Ziele, ALPEN-Methode.
- Techniken zur Priorisierung: Eisenhower-Matrix, Pareto-Prinzip.
- Praktische Übungen: Erstellung eines Tagesplans und Priorisierungsübungen.
- Diskussion: Häufige Zeitfresser und wie man sie vermeidet.
Strukturierung des Arbeitsalltags
- Entwicklung effektiver Arbeitsroutinen.
- Erstellung von Checklisten und Workflows.
- Vergleich von analogen und digitalen Ablagesystemen.
- Workshop: Erstellung einer individuellen Checkliste für den Arbeitsalltag
Professionelle Korrespondenz: E-Mails, Briefe und Protokolle
- Aufbau und Stil von Geschäftskorrespondenz.
- Häufige Fehlerquellen und wie man sie vermeidet.
- Protokolle verfassen: Ziel, Struktur, Sprache.
- Schreibübung Erstellung eines professionellen E-Mail-Entwurfs

Kommunikation und Kundenorientierung

Grundlagen der Kommunikation im Büro
- Kommunikationsmodelle (z. B. Sender-Empfänger-Modell)
- Aktives Zuhören und Fragetechniken.
- Praktische Übungen: Simulation von Gesprächssituationen
- Diskussion: Typische Kommunikationsfehler im Büroalltag
Grundlagen der Kundenorientierung
- Definition und Bedeutung von Kundenorientierung
- Erkennen und Verstehen von Kundenbedürfnissen
- Kommunikationsstrategien für den professionellen Kundenkontakt
- Beschwerdemanagement
- Fallstudien: Analyse und Diskussion von Kundenanfragen
Telefontraining: Professionelles Telefonverhalten
- Telefonetikette: Begrüßung, Weiterleitung, Verabschiedung
- Umgang mit schwierigen Gesprächspartnern
- Praktische Rollenspiele: Simulation von Telefongesprächen

Moderne Büroorganisation und Digitalisierung

Einführung in digitale Tools für das Büromanagement
- Vorstellung moderner Softwarelösungen: Microsoft 365, Google Workspace
- Funktionen und Einsatz von Projektmanagement-Tools: Trello, Asana
- Gruppenübung: Vergleich und Auswahl geeigneter Tools für bestimmte Szenarien
E-Mail-Management und digitale Kalenderorganisation
- Best Practices für den Umgang mit E-Mails: Inbox Zero, Filter setzen
- Kalender effizient nutzen: Terminserien, Erinnerungen
- Workshop: Einrichtung eines digitalen Kalenders und Verknüpfung mit E-Mails
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) verstehen und anwenden
- Funktionen eines DMS: Archivierung, Suchfunktionen
- Regeln zu Datenschutz und Datensicherheit
- Praktische Übungen: Organisation von Dokumenten in einem DMS
Zusammenarbeit in virtuellen Teams
- Besonderheiten der Zusammenarbeit über Distanz.
- Nutzung von Tools wie MS Teams, Slack, Zoom
- Rollenspiel: Virtuelles Meeting mit Agenda und Feedbackrunde
Cloud Computing und Datenspeicherung
- Grundlagen des Cloud Computing: Was ist die Cloud?
- Vor- und Nachteile von Cloud-Lösungen
- Praktische Beispiele: Google Drive, OneDrive, Dropbox
- Gruppenarbeit: Entwicklung eines Cloud-basierten Projekts
Grundlagen der Künstlichen Intelligenz
- Definition und Einsatzgebiete von KI im Büromanagement
- Chancen und Grenzen von KI-Tools
- Datenschutz und ethische Aspekte bei der KI-Nutzung
- Diskussion: Reale Beispiele und Zukunftsperspektiven

Organisation und Planung

Projektmanagement-Grundlagen
- Grundbegriffe des Projektmanagements
- Einführung in agile Methoden: Kanban, Kreativitätsmethoden
- Praktische Anwendungen: Erstellen eines Kanban-Boards
Veranstaltungs- und Terminmanagement
- Planung und Organisation von Meetings: Agenda, Teilnehmer, Technik
- Nachbereitung von Terminen: Protokolle und Aufgabenverfolgung
- Praktische Übung: Organisation eines fiktiven Meetings mit Nachbereitung
Reisemanagement: Planung und Buchung von Geschäftsreisen
- Auswahl geeigneter Transportmittel und Unterkünfte
- Nutzung von Buchungstools und Vergleichsportalen
- Workshop: Erstellung eines detaillierten Reiseplans

Interne, schriftliche Prüfung

Grundlagen der Kommunikation

Teambuilding
Kommunikation – was bedeutet das?
Wie funktioniert Informationsaustausch?
Kommunikationsmodelle
- Das Kommunikationsmodell von Watzlawick
- Das Kommunikationsmodell von Schulz von Thun
Kommunizieren Frauen und Männer anders?

Grundlagen des Konfliktmanagements

Konfliktdefinition
Konfliktarten
Eskalationsstufen
Konflikte erkennen
Konflikte nutzen
Die eigene Einstellung zu Konflikten
Konfliktlösung

Methoden zur Konfliktbewältigung

Die Transaktionsanalyse
- Grundelemente der Transaktionsanalyse
- Praktische Anwendungsmöglichkeiten
- Wichtige Grundüberzeugungen und Grundeinstellungen
- Erkennen eigener Stärken und Schwächen
- Wie kommuniziere ich optimal?
- Wie kann ich andere besser überzeugen?
- Wie reagiere ich auf Provokationen?
- Erkennen von Manipulationsversuchen
- Der Einfluss einer wertschätzenden inneren Grundhaltung auf den Gesprächsverlauf
- Gründe für Kommunikationsstörungen erkennen
- Erkennen von Konfliktmustern
- Die Modelle der TA: Das Persönlichkeitsmodell, das Kommunikationsmodell, das Rollenmodell
- Drei Regeln der Transaktionsanalyse
- Die drei Ich-Zustände: Eltern-Ich, Erwachsenen-Ich, Kind-Ich
Arbeiten mit dem „Inneren Team"
- Das Modell des „Inneren Teams"
- Innere Pluralität
- Kooperative Führung
- Innere Teamkonflikte
- Der innere Teamaufbau
- Praktische Umsetzung
Gewaltfreie Kommunikation
- Grundlagen der GFK in Theorie und Praxis
- Die vier Schritte: Beobachtungen, Gefühle, Bedürfnisse, Bitten
- Selbst- / Fremdeinfühlung, Empathie in Konflikten
- Umgang mit Ärger, Wut und mit starken Emotionen
- Zustimmung / Ablehnung (Nein sagen, Ja sagen)
- Vorwürfe in hilfreichen Dialog wandeln
- GFK und das innere Team
- Das eigene Kommunikations- und Konfliktverhalten reflektieren
- Die verschiedenen Möglichkeiten eine Botschaft zu hören und sich selbst auszudrücken
- Eskalationsdynamiken und Konfliktverläufe
- Umgang mit Aggression und offener Gewalt
- Dankbarkeit und Wertschätzung
- Dimensionen der Bedürfnisse
- Gewaltfreie Kommunikation im Alltag
Typenindikatoren-Modelle
- Erstellen des eigenen Persönlichkeitsprofils
- Das eigenen Verhalten reflektieren und verstehen
- Das Verhalten anderer verstehen und respektieren
- Unterschiede der Persönlichkeitstypen und der Verhaltensweisen
- Erfolgreiche Strategien im Umgang mit anderen
Das Konfliktgespräch
- Gesprächsstrategien sinnvoll einsetzen
- Vorbereitung von Gesprächen
- Zielorientierung im Gespräch
- Aktives Zuhören
- Fragetechniken
- Überzeugende Argumentation
- Umgang mit Einwänden

Interne, schriftliche Prüfung

Anmerkung:

100% gefoerdert mit Bildungsgutschein.

Voraussetzung:

keine

Teilnehmerzahl:

5 bis 15

Termine und Orte

Von	Bis	Ort
27.01.2026	23.03.2026	Berlin
27.01.2026	23.03.2026	Potsdam
24.06.2026	18.08.2026	Berlin
24.06.2026	18.08.2026	Potsdam
15.01.2027	12.03.2027	Berlin
15.01.2027	12.03.2027	Potsdam
14.06.2027	06.08.2027	Berlin
14.06.2027	06.08.2027	Potsdam