Die digitale Personalakte – Einführung und Umsetzung als Online-Seminar

• Grundlagen und Potenziale der digitalen Personalakte
• Projektplanung zur Einführung – von der Analyse bis zum Go-Live
  • Strategie: Ziele, Umfang und Budget definieren
  • Make-or-Buy: Interne Umsetzung vs. externe Dienstleister:innen
  • Umgang mit Altakten: Digitalisierung, Aufbewahrung und Vernichtung
• Der rechtliche Rahmen – Anforderungen sicher umsetzen
  • DSGVO-Grundlagen: Datenerhebung, -speicherung und Löschkonzepte
  • Anforderungen an digitale Dokumentation und Archivierung
  • Elektronische Signaturen und rechtliche Anforderungen (eIDAS)
  • Umgang mit Dokumenten mit Schriftformerfordernis (z. B. Arbeitsverträge, Kündigungen)
  • Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat: Mitbestimmungsrechte beachten
• Technische Implementierung und Systemauswahl
  • Systemarchitektur: Cloud, On-Premise oder Hybrid?
  • Entwicklung eines Berechtigungs- und Zugriffskonzepts
  • Verschlüsselung, Protokollierung und Datensicherheit
  • Anforderungen an eine rechts- und revisionssichere Archivierung
  • Erstellung einer Verfahrensdokumentation
• Führung und Organisation der digitalen Akte
  • Aufbau und Struktur der digitalen Akte
  • Neue Dokumentenformate und deren Handhabung
  • Notwendige und zulässige Inhalte definieren
• Change Management und Kommunikation im Einführungsprozess
• Ausblick: Trends und zukünftige Entwicklungen (z. B. KI-gestützte Dokumentenanalyse)

Fach- und Führungskräfte aus dem Personalwesen, Personalleiter:innen, HR-Business-Partner:innen sowie IT-Verantwortliche und Projektleitende, die die Einführung einer digitalen Personalakte planen, umsetzen oder begleiten.