Projektmanagement kompakt für die Assistenz - On-Demand-Kurs

Klassisch und agil verstehen und anwenden

„Kannst du die Verantwortung für dieses Projekt übernehmen?“ Eine Frage, mit der sich Assistenzen immer häufiger konfrontiert sehen. Denn ihre Aufgaben gehen längst weit über die Terminplanung, das Beschaffen von Informationen und die Koordination des Tagesgeschäfts hinaus. Sie planen Veranstaltungen, unterstützen Veränderungsprozesse, begleiten die Einführung neuer Tools und bringen abteilungsübergreifende Projekte voran.

Mit anderen Worten: Projektarbeit gehört für viele Assistenzen bereits zum Alltag – selbst dann, wenn sie gar nicht ausdrücklich als Projekt bezeichnet wird. Doch wie gelingt es, aus einer vielschichtigen Aufgabe ein klar geplantes und erfolgreich umgesetztes Projekt zu machen? Wie lassen sich Ziele, Zuständigkeiten und Erwartungen eindeutig festlegen? Welche Vorgehensweise eignet sich für unterschiedliche Projektarten? Und wie gelingt es, auch bei zahlreichen Beteiligten, engen Zeitplänen und unterschiedlichen Interessen den Überblick zu bewahren?

Seit Jahren wird immer wieder darüber diskutiert, dass Assistenzrollen verschwinden werden. Doch wer die aktuellen Entwicklungen betrachtet, erkennt ein anderes Bild. Assistenz verschwindet nicht. Sie verändert sich. Und genau daraus entstehen neue Chancen. Das World Economic Forum zählt Projektmanagement zu den gefragtesten Kompetenzen der Zukunft. Für Assistenzen eröffnet sich damit die Möglichkeit, ihre Rolle strategisch weiterzuentwickeln und noch stärker zum Unternehmenserfolg beizutragen.

Themenüberblick des On-Demand-Kurs

• Grundlagen des Projektmanagements verstehen
• Unterschiede zwischen klassischem und agilem Projektmanagement anwenden
• Rollen und Verantwortlichkeiten klären
• Tools und Methoden für die Praxis kennenlernen
• Transfer in den eigenen Arbeitsalltag sicherstellen und damit die eigene Zukunft gestalten

Inhalte des On-Demand-Kurses "Projektmanagement kompakt für die Assistenz“

Modul 1: Einführung in das Projektmanagement

Lernziele:

• Was ist ein Projekt: Merkmale und Abgrenzung
• Projektmanagement als Disziplin: Ziele, Nutzen, Herausforderungen
• Überblick über klassische und agile Ansätze
• Projektauftrag und -definition erstellen (können)
• Einführung in die Stacey-Matrix

Inhalte:

• Definition Projekt vs. Prozess
• Projektarten und Beispiele
• Projektmanagement im Unternehmenskontext
• Kurzer Ausblick auf die weiteren Module

Extras:

• Hausaufgabe: Eigene Projektdefinition erstellen
• Material: Checkliste „Projektstart“, Podcast-Empfehlung, Bücherliste

Modul 2: Rollen im Projekt

Lernziele:

• Wer macht was im Projekt?
• Verständnis für PMO, Projektassistenz und Projektleitung
• Zusammenarbeit im Team
• Mögliche Rollen für die Assistenz

Inhalte:

• Projektrollen und Verantwortlichkeiten
• PMO: Aufgaben und Nutzen
• Projektassistenz: Schnittstellen und Mehrwert
• Kommunikation und Stakeholder-Management

Extras:

• Hausaufgabe: Rollenmatrix für ein Beispielprojekt
• Material: Checklisten, Buch- und Podcast-Empfehlungen, Vertiefungsmöglichkeiten zu Haltung“ und „Professionelles Auftreten“

Modul 3: Klassisches Projektmanagement

Lernziele:

• Phasenmodell verstehen
• Meilensteine und Zeitplanung
• Risiken und Qualitätssicherung
• Projektsteuerung

Inhalte:

• Projektphasen (Initiierung, Planung, Durchführung, Abschluss)
• Meilensteinplanung
• Tools für Planung und Steuerung
• Praxisbeispiel: Ein klassisches Projekt

Extras:

• Hausaufgabe: Erstelle einen Projektablaufplans
• Material: Checklisten, Buch- und Podcast-Empfehlungen, Vertiefungsmöglichkeiten (z.B. Seminare)

Modul 4: Agiles Projektmanagement

Lernziele:

• Prinzipien und Werte agiler Methoden
• Scrum mit Kanban im Überblick
• Wann ist „agil“ sinnvoll?

Inhalte:

• Agiles Manifest und der Scrum-Guide
• Scrum-Rollen und Artefakte
• Kanban-Boards und Workflows
• Scrum-Werkzeuge für den Assistenzalltag
• Praxisbeispiel: Agiles Projekt in der Assistenz

Extras:

• Hausaufgabe: Erstelle ein Kanban-Board für ein eigenes Projekt
• Material: Links u. a. Agiles Manifest und Scrum-Guide, Interviews mit “Role Models”
  (Podcasts)

Modul 5: Tools und Digitalisierung im Projektmanagement

Lernziele:

• Überblick über digitale PM-Tools
• Zusammenarbeit und Kommunikation im virtuellen Raum
• Job Crafting und Assistenz im digitalen Umfeld

Inhalte:

• Tools wie MS Project, Trello, Asana, Jira, Planner
• Kollaborationstools (Teams, Zoom, Miro)
• Job Crafting: die eigene Rolle aktiv gestalten
• Was die Assistenz tun sollte, um auch in Zukunft sicher aufgestellt zu sein.

Extras:

• Hausaufgabe: Wähle ein Tool und erstelle ein Mini-Projekt
• Material: Tool-Vergleich, Checkliste „Digitale Zusammenarbeit“, Bildung von Peergroups möglich

Technik

Gerät und Internetverbindung: Sie benötigen einen funktionstüchtigen PC, Laptop, Smartphone oder Tablet mit Lautsprechern. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine stabile Internetverbindung verfügen, sei es über WLAN oder einen Festnetzanschluss.

Methodik

5 On-Demand-Module à 60 Minuten. Dazu gibt es 10 Checklisten und diverse andere Formulare.

On-Demand heißt:

• Flexible Weiterbildung ohne Ausfallzeiten
• Sofort starten und ohne Wartezeit
• Lernen im eigenen Tempo und ohne Termindruck
• Jederzeit verfügbar und somit perfekt für volle Kalender
• Wiederholbare Inhalte für nachhaltiges Lernen.

Checklisten, konkrete Tools und praxisnahe Transferübungen unterstützen Sie dabei, das Gelernte direkt auf Ihre eigenen Projekte zu übertragen, aktiv in Projekten mitzuarbeiten oder neue Projekte zu initiieren

Zielgruppe

Dieser On-Demand-Kurs richtet sich an Assistenzen, die ihre Rolle im Projektmanagement
bewusst stärken wollen: als StrukturgeberInnen, Kommunikationsprofis, ProzessarchitektInnen
und strategische PartnerInnen. Sie erkunden, wie Assistenz Projekte stabilisiert,
beschleunigt und erfolgreicher macht und warum gerade diese Kompetenz zum entscheidenden
Karrierehebel wird.

Ihr Nutzen

Der entscheidende Vorteil des On-Demand-Kurses: Sie lernen zeitlich flexibel, in ihrem eigenen Tempo und können einzelne Inhalte genau dann noch einmal ansehen, wenn sie diese für ein konkretes Projekt brauchen.

• Schneller Kompetenzaufbau: kompaktes Format, sofort anwendbar
• Hoher Praxisbezug: konkrete Vorlagen, Checklisten und Tool-Tipps
• Direkter Transfer: jede Aufgabe zahlt auf ein aktuelles eigenes Projekt ein
• Professionalisierung: die Assistenz wird zur verlässlichen ProjektpartnerIn auf Augenhöhe

Hinweis zur Kooperation und zum Datenschutz

Die Anmeldung erfolgt über ein von unserer Kooperationspartnerin und Veranstalterin Diana Brandl bereitgestelltes Online-Formular. Die im Rahmen der Anmeldung angegebenen personenbezogenen Daten werden zur Bearbeitung Ihrer Anmeldung sowie zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung von Diana Brandl verarbeitet und gespeichert. Die Anmeldedaten werden zu diesem Zweck auch der Wbildung Akademie GmbH zur Verfügung gestellt.

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten finden Sie in den jeweiligen Datenschutzhinweisen.

Initiatorin

Diana Brandl

blickt auf eine fast 20jährige erfolgreiche Karriere als Senior Executive Assistant und Referentin auf Topmanagement-Ebene in Unternehmen wie ratiopharm, Sony, Babbel und Mister Spex zurück. Sie engagiert sich intensiv für das Berufsbild der Executive Support Professionals und war im Vorstand als auch als Regionalgruppenleitung bei IMA (International Management Assistants) Deutschland tätig.

Diana ist freiberufliche Fachautorin für diverse Verlage und Fachmagazine, gibt Seminare und Workshops und spricht auf nationalen wie internationalen Konferenzen. Dabei setzt sie sich maßgeblich für die Themen New Work, Personal Branding und Leadership ein. Ihre Passion gilt auch dem Coaching, als zertifizierter Stärkencoach hilft sie Führungskräften und deren Executive Support, noch besser miteinander zu agieren.

Diana wurde als Delegierte auserwählt und nahm im Oktober 2018 am internationalen World Administrators Summit in Frankfurt teil. Dort hat sie mit zwei weiteren Repräsentantinnen Deutschland vertreten und sich in diversen Arbeitsgruppen intensiv mit dem Berufsbild der Assistenz der Zukunft auseinandergesetzt.

Diana ist viel gefragte Expertin sowie Gesprächs- und Interviewpartnerin im In- und Ausland. Sie ist Autorin von vier Büchern und hat zuletzt das Buch „Erfolgsfaktor Assistenz“ in 2026 veröffentlicht. Im Januar 2020 hat sie den weltweit ersten deutschsprachigen Podcast „Executive Office Insights“ erfolgreich gelauncht. Diana Brandl ist LinkedIn Learning Dozentin und wurde für den Digital Female Leader Award nominiert. Sie wurde als Woman of the Week von den Global Digital Women gekürt und gilt laut The EA Campus als eine der 45 weltweiten Top Stimmen der Branche.