Geprüfte Assistenz der Geschäftsführung / IFM-Diplom

Textverarbeitung MS Word

• Wiederholungen Grundlagen
• Berechnungen und Sortieren in Tabellen
• Tabellen von einer Tabellenkalkulation einbinden
• Dokumente gliedern
• Inhaltsverzeichnis erstellen
• Fußnoten setzen
• Abbildungsverzeichnisse anlegen
• Formulare über Steuerelemente bearbeiten

Tabellenkalkulation MS Excel

• Wiederholungen Grundlagen (Formatierungen, Zellbezüge, Diagramme erstellen etc.)
• Benutzerdefinierte Zahlenformate
• Funktionen aus dem Bereich Logik, Statistik, Finanzmathematik
• Daten transportieren, Steuerelemente einsetzen
• Pivot-Tabellen erstellen und Umgang damit

Büromanagementsystem MS Outlook, Netiquette

• Wiederholungen Grundlagen
• Termingestaltung und Kalenderfreigabe
• Aufgabenverwaltung
• Besprechungen organisieren
• Netiquette

Präsentation MS PowerPoint

• Wiederholungen Grundlagen
• Zielgruppenpräsentationen anlegen und deren Planung
• Folienmaster anwenden
• Vorlagen anpassen
• Einbinden von Audio und Video

Bildbearbeitung

• Grundlagen der Bildbearbeitung
  • Einsatzgebiete für digitale Bilder
  • Grafikformate (Raster- und Vektor-Grafiken) und deren Einsatz
  • Farbmodelle: RGB, HSB, CMYK, Graustufen
• Bedienung eines Bildbearbeitungsprogramms
  • Bilderzeugung
  • Einstellungen
  • Steigerung der Produktivität durch andere Grafikformate und Voreinstellungen
• Arbeiten mit Bildern
  • Arbeiten mit Auswahlwerkzeugen
  • Bildmanipulation
  • Umgang mit Ebenen
  • Textfluss, -gestaltung und -anordnung
  • Effekte und Filter

Künstliche Intelligenz

• Ziele, Aufbau und Risiken von künstlicher Intelligenz
• Funktionsweise und Technik künstlicher Intelligenz, Aufbau von KI-Systemen
• Mögliche Einsatzbereiche von KI in verschiedenen Sektoren und Anwendungsbeispiele
• Effektive Prompts für generative KI-Tools
• Anwendungs-Tools generativer KI-Systeme kennen und einsetzen
• Überlegungen zu ethischer Nutzung von KI
• Vorgaben des EU AI Acts für den Einsatz von KI in Unternehmen 

• Interne, schriftliche Prüfung

Projektdesign

• Festlegen des Projektdesigns
• Projektmanagementansätze & Vorgehensmodelle
• Klassisches Projektmanagement
• Agiles Projektmanagement: Scrum & Kanban

Persönliche Kommunikation

• Kommunikationstechniken für eine offene und konstruktive Kommunikation
• Kommunikationsarten und -kanäle
• Kommunikation in virtuellen Teams

Anforderungen und Ziele

• Projektsteckbrief erstellen
• Projektziele ermitteln
• Zielformulierung und Zielklassen
• Ziele priorisieren und analysieren

Stakeholder

• Soziale und sachliche Einflussfaktoren des Projektes erkennen: Umfeldanalyse
• Stakeholder des Projekts identifizieren und analysieren
• Stakeholdermanagement-Prozess
• Strategien im Umgang mit Stakeholdern

Chancen und Risiken

• Projektrisiken: Risikoarten
• Schritte des Risikomanagements in Projekten
• Projektrisiken ermitteln und bewerten
• Risikostrategien und Maßnahmen

Organisation, Information, Dokumentation

• Projektorganisation
• Rollen im Projekt: a. Auftraggeber:in, Projektleitung, Lenkungsausschuss, PMO
• Projektdokumentation, Informations- und Berichtswesen
• Projektmanagementhandbuch

Leistungsumfang und Lieferobjekte

• Projektstrukturplan (PSP)
• Arbeitspakete und Arbeitspaketbeschreibungen
• Lastenheft und Pflichtenheft

Ablauf und Termine

• Phasenplan und Meilensteine
• Ablauf- und Terminplanung
• Schätzmethoden

Ressourcen, Kosten und Finanzierung

• Ressourcenarten
• Schritte der Ressourcenplanung
• Einsatzmitteloptimierung
• Projektkosten abschätzen
• Projektbudget kalkulieren
• Finanzierung sichern

Planung und Steuerung

• Methoden des Projektcontrollings
• Änderungsmanagement
• Aufgaben der Projektabschlussphase

Governance, Strukturen und Prozesse, Strategie, Macht und Interesse

• Grundlagen des Projektmanagements
• Projektmerkmale und Projektarten
• Projekterfolg, Erfolgskriterien, Erfolgsfaktoren
• Projektmanagementphasen und Projektphasen
• Vision, Mission, Strategie und Leitbild
• Unternehmensstrategie und Projekte
• Projekt, Programm, Portfolio
• Strategische Tools (u.a. SWOT-Analyse, Nutzwertanalyse, Business Case)
• Ambitionen und Interessen von Stakeholdern
• Formelle und informelle Einflüsse erkennen und nutzen
• Umgang mit Promotoren und Opponenten im Projekt

Prüfungsvorbereitung und interne Prüfung

• Prüfungsvorbereitung
• Interne, schriftliche Prüfung

Externe, schriftliche Prüfung Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM)

• Externe, schriftliche Prüfung Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM)

Teamarbeit

• Teameffekte & Teamdynamik
• Phasen der Teamentwicklung und Maßnahmen zur Teamentwicklung
• virtuelle Teamarbeit

Führung

• Management vs. Leadership
• Führungsansätze & Führungsstile
• Führungsaufgaben & Führungskonzepte (Management-by-Techniken)

Beziehungen und Engagement

• Gute Beziehungen & Engagement fördern
• Bedürfnisse, Motive und Motivation
• Motivationsinstrumente und -techniken

Ergebnisorientierung/Beschaffung

• Effektivität, Effizienz und Produktivität
• Ergebnisorientierung im Projekt fördern
• Beschaffungsmanagement
• Projektrelevante Verträge
• Vertragsrechtliche Pflichten und Folgen

Vielseitigkeit

• Moderation und Moderationstechniken
• Kreativität und Kreativitätstechniken
• Problemlösungs- & Entscheidungstechniken

Qualität

• Qualität im Projekt
• Aufgaben des Qualitätsmanagements
• Qualitätswerkzeuge

Selbstmanagement und Selbstreflexion

• Tools & Methoden der Selbstreflexion
• Zeitmanagement & Arbeitsorganisation
• Stressmanagement

Persönliche Integrität und Verlässlichkeit

• Die Bedeutung von Integrität, Verlässlichkeit und Vertrauen
• Umgang mit Fehlern & Fehlerkultur
• Ethik & Nachhaltigkeit im Projektmanagement

Konflikte und Krisen

• Konflikte: Arten, Ursachen und Symptome
• Konflikteskalation und Konfliktlösungsstrategien
• Konflikte konstruktiv ansprechen

Verhandlungen

• Verhandlungssituationen in Projekten
• Verhandlungsstrategie, Harvard Konzept

Compliance, Standards und Regularien

• Normen und Standards im Projektmanagement
• Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit
• Datenschutz und Datensicherheit

Kultur und Werte

• Unternehmenskultur und Werte
• Kulturebenen-Modell

Change und Transformation

• Change-Management vs. Transformation
• Modelle im Change-Management und Veränderungskonzepte entwickeln
• Widerstand gegen Veränderung: Arten und Umgang

MS Project

• MS Project

Prüfungsvorbereitung und interne Prüfung

• Prüfungsvorbereitung
• Interne, schriftliche Prüfung

Externe, schriftliche Prüfung GPM (PM-Zert) „IPMA® Level D – Certified Project Management Associate“

• Externe, schriftliche Prüfung GPM (PM-Zert) „IPMA® Level D – Certified Project Management Associate“

VWL

• Gesellschaftsordnung
• Wirtschaftsordnung
  • Freie Marktwirtschaft 
  • Soziale Marktwirtschaft
  • Zentralverwaltungswirtschaft (Planwirtschaft)
• Arbeitsteilung
• Bedürfnis, Bedarf und Nachfrage
• Güter
• Wirtschaftskreislauf
• Konjunktur und Konjunkturzyklus
• Bruttoinlandsprodukt (BIP)
• Bruttonationaleinkommen (BNE)
• Angebotskurve und Nachfragekurve
  • Gleichgewichtspreis und -menge
  • Angebotsüberhang
  • Nachfrageüberhang
• EU-Geldpolitik (EZB)
• Inflation und Deflation

BWL

• Handelsgesetzbuch und Bürgerliches Gesetzbuch
• Unternehmensrechtsformen:
  • Einzelunternehmung
  • Personengesellschaft
    • GbR und OHG
    • Kommanditgesellschaft
  • Kaufmannseigenschaft nach HGB
  • Kapitalgesellschaft
    • GmbH, AG
  • sonstige Rechtsformen
    • UG (haftungsbeschränkt)
    • Genossenschaften
• Aufbau- und Ablauforganisation
• betriebliche Liniensysteme
  • Einliniensystem
  • Stabliniensystem
  • Mehrliniensystem
  • Matrixsystem
• Führungsstile
  • von „Autoritär“ bis „Kooperativ“
• Grundlagen Arbeits- und Tarifrecht:
  • Vertragsrecht
  • Werkvertrag und Dienstvertrag
  • Rechte und Pflichten
  • Kündigung und Aufhebungsvertrag
  • Betriebsrat und Kündigungsschutz
  • Tarifrecht (Tarifautonomie)
• Vollmachten im Unternehmen:
  • Allgemeine Handlungsvollmacht
  • Art- und Einzelvollmacht
  • Prokura
  • Generalvollmacht
• Einführung in das Fachrechnen
  • metrische und nichtmetrische Einheiten
  • Dreisatz direkte Proportionalität

Rechnungswesen

• Externes Rechnungswesen
  • Inventur - Inventar - Bilanz
  • Bilanz:
    • Aktiv- und Passivposten
    • Dokumentation von Geschäftsvorfällen
    • Aktiv- und Passivtausch
    • Aktiv-Passiv-Mehrung und Aktiv-Passiv-Minderung
  • Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
  • Bilanzierung:
    • Eröffnungsbilanzkonto
    • Von Bilanzposten zu T-Konten
      • Buchung auf T-Konten und Kontenabschluss
    • Schlussbilanzkonto
  • Einführung in die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV):
    • Aufwandskonten und Ertragskonten
    • GuV und Eigenkapitalkonto
    • Abschreibung von Sachanlagen
      • lineare und degressive Abschreibung
  • Jahresabschluss als Zusammenfassung von Bilanz und GuV
  • Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer)
    • Vorsteuer und Umsatzsteuer
    • Umsatzsteuervoranmeldung
    • Buchung von Vorsteuer und Umsatzsteuer
    • Vorsteuerüberhang und Zahllast

• Internes Rechnungswesen
  • Handelskalkulation
    • Vorwärtskalkulation
      • Übung mit MS Excel
    • Rückwärtskalkulation
      • Übung mit MS Excel
    • Differenzkalkulation
      • Übung mit MS Excel
  • Einführung in die Kosten- und Leistungsrechnung:
    • Tabellarische Abgrenzungsrechnung
    • Kostenartenrechnung
    • Kostenstellenrechnung
      • Betriebsabrechnungsbogen
    • Kostenträgerrechnung

Investition und Finanzierung

• Eigenfinanzierung und Fremdfinanzierung
• Innenfinanzierung und Außenfinanzierung
• Selbstfinanzierung
• Kreditfinanzierung
  • Bonität
  • Darlehensformen
    • Fälligkeitsdarlehen
    • Ratendarlehen
    • Annuitätendarlehen
  • Kreditsicherheiten

• Interne, schriftliche Prüfung

Grundlagen der Kommunikation

• Teambuilding
• Kommunikation – was bedeutet das?
• Wie funktioniert Informationsaustausch?
• Kommunikationsmodelle
  • Das Kommunikationsmodell von Watzlawick
  • Das Kommunikationsmodell von Schulz von Thun
• Kommunizieren Frauen und Männer anders?

Grundlagen des Konfliktmanagements

• Konfliktdefinition
• Konfliktarten
• Eskalationsstufen
• Konflikte erkennen
• Konflikte nutzen
• Die eigene Einstellung zu Konflikten
• Konfliktlösung

Methoden zur Konfliktbewältigung

• Die Transaktionsanalyse
  • Grundelemente der Transaktionsanalyse
  • Praktische Anwendungsmöglichkeiten
  • Wichtige Grundüberzeugungen und Grundeinstellungen
  • Erkennen eigener Stärken und Schwächen
  • Wie kommuniziere ich optimal?
  • Wie kann ich andere besser überzeugen?
  • Wie reagiere ich auf Provokationen?
  • Erkennen von Manipulationsversuchen
  • Der Einfluss einer wertschätzenden inneren Grundhaltung auf den Gesprächsverlauf
  • Gründe für Kommunikationsstörungen erkennen
  • Erkennen von Konfliktmustern
  • Die Modelle der TA: Das Persönlichkeitsmodell, das Kommunikationsmodell, das Rollenmodell
  • Drei Regeln der Transaktionsanalyse
  • Die drei Ich-Zustände: Eltern-Ich, Erwachsenen-Ich, Kind-Ich
• Arbeiten mit dem „Inneren Team"
  • Das Modell des „Inneren Teams"
  • Innere Pluralität
  • Kooperative Führung
  • Innere Teamkonflikte
  • Der innere Teamaufbau
  • Praktische Umsetzung
• Gewaltfreie Kommunikation
  • Grundlagen der GFK in Theorie und Praxis
  • Die vier Schritte: Beobachtungen, Gefühle, Bedürfnisse, Bitten
  • Selbst- / Fremdeinfühlung, Empathie in Konflikten
  • Umgang mit Ärger, Wut und mit starken Emotionen
  • Zustimmung / Ablehnung (Nein sagen, Ja sagen)
  • Vorwürfe in hilfreichen Dialog wandeln
  • GFK und das innere Team
  • Das eigene Kommunikations- und Konfliktverhalten reflektieren
  • Die verschiedenen Möglichkeiten eine Botschaft zu hören und sich selbst auszudrücken
  • Eskalationsdynamiken und Konfliktverläufe
  • Umgang mit Aggression und offener Gewalt
  • Dankbarkeit und Wertschätzung
  • Dimensionen der Bedürfnisse
  • Gewaltfreie Kommunikation im Alltag
• Typenindikatoren-Modelle
  • Erstellen des eigenen Persönlichkeitsprofils
  • Das eigenen Verhalten reflektieren und verstehen
  • Das Verhalten anderer verstehen und respektieren
  • Unterschiede der Persönlichkeitstypen und der Verhaltensweisen
  • Erfolgreiche Strategien im Umgang mit anderen
• Das Konfliktgespräch
  • Gesprächsstrategien sinnvoll einsetzen
  • Vorbereitung von Gesprächen
  • Zielorientierung im Gespräch
  • Aktives Zuhören
  • Fragetechniken
  • Überzeugende Argumentation
  • Umgang mit Einwänden

• Interne, schriftliche Prüfung

Grundlagen des Büromanagements

• Einführung in das moderne Büromanagement
  • Definition und Bedeutung des Büromanagements.
  • Anforderungen an Bürofachkräfte im modernen Arbeitsumfeld.
  • Umweltschutz, Ergonomie, Unfallverhütung
  • Typische Aufgaben: Terminplanung, Organisation, Kommunikation.
  • Interaktive Gruppenübung: Analyse von Tagesabläufen aus der Praxis
• Ziele und Aufgaben eines Büromanagers
  • Wichtige Kompetenzen: Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität.
  • Abgrenzung zu anderen Berufsbildern im administrativen Bereich.
  • Rollenspiel: Aufgaben eines Büromanagers identifizieren und priorisieren.
• Zeitmanagement und Priorisierungstechniken
  • Prinzipien des Zeitmanagements: SMART-Ziele, ALPEN-Methode.
  • Techniken zur Priorisierung: Eisenhower-Matrix, Pareto-Prinzip.
  • Praktische Übungen: Erstellung eines Tagesplans und Priorisierungsübungen.
  • Diskussion: Häufige Zeitfresser und wie man sie vermeidet.
• Strukturierung des Arbeitsalltags
  • Entwicklung effektiver Arbeitsroutinen.
  • Erstellung von Checklisten und Workflows.
  • Vergleich von analogen und digitalen Ablagesystemen.
  • Workshop: Erstellung einer individuellen Checkliste für den Arbeitsalltag
• Professionelle Korrespondenz: E-Mails, Briefe und Protokolle
  • Aufbau und Stil von Geschäftskorrespondenz.
  • Häufige Fehlerquellen und wie man sie vermeidet.
  • Protokolle verfassen: Ziel, Struktur, Sprache.
  • Schreibübung Erstellung eines professionellen E-Mail-Entwurfs

Kommunikation und Kundenorientierung

• Grundlagen der Kommunikation im Büro
  • Kommunikationsmodelle (z. B. Sender-Empfänger-Modell)
  • Aktives Zuhören und Fragetechniken.
  • Praktische Übungen: Simulation von Gesprächssituationen
  • Diskussion: Typische Kommunikationsfehler im Büroalltag
• Grundlagen der Kundenorientierung
  • Definition und Bedeutung von Kundenorientierung
  • Erkennen und Verstehen von Kundenbedürfnissen
  • Kommunikationsstrategien für den professionellen Kundenkontakt
  • Beschwerdemanagement
  • Fallstudien: Analyse und Diskussion von Kundenanfragen
• Telefontraining: Professionelles Telefonverhalten
  • Telefonetikette: Begrüßung, Weiterleitung, Verabschiedung
  • Umgang mit schwierigen Gesprächspartnern
  • Praktische Rollenspiele: Simulation von Telefongesprächen

Moderne Büroorganisation und Digitalisierung

• Einführung in digitale Tools für das Büromanagement
  • Vorstellung moderner Softwarelösungen: Microsoft 365, Google Workspace
  • Funktionen und Einsatz von Projektmanagement-Tools: Trello, Asana
  • Gruppenübung: Vergleich und Auswahl geeigneter Tools für bestimmte Szenarien
• E-Mail-Management und digitale Kalenderorganisation
  • Best Practices für den Umgang mit E-Mails: Inbox Zero, Filter setzen
  • Kalender effizient nutzen: Terminserien, Erinnerungen
  • Workshop: Einrichtung eines digitalen Kalenders und Verknüpfung mit E-Mails
• Dokumentenmanagementsysteme (DMS) verstehen und anwenden
  • Funktionen eines DMS: Archivierung, Suchfunktionen
  • Regeln zu Datenschutz und Datensicherheit
  • Praktische Übungen: Organisation von Dokumenten in einem DMS
• Zusammenarbeit in virtuellen Teams
  • Besonderheiten der Zusammenarbeit über Distanz.
  • Nutzung von Tools wie MS Teams, Slack, Zoom
  • Rollenspiel: Virtuelles Meeting mit Agenda und Feedbackrunde
• Cloud Computing und Datenspeicherung
  • Grundlagen des Cloud Computing: Was ist die Cloud?
  • Vor- und Nachteile von Cloud-Lösungen
  • Praktische Beispiele: Google Drive, OneDrive, Dropbox
  • Gruppenarbeit: Entwicklung eines Cloud-basierten Projekts
• Grundlagen der Künstlichen Intelligenz
  • Definition und Einsatzgebiete von KI im Büromanagement
  • Chancen und Grenzen von KI-Tools
  • Datenschutz und ethische Aspekte bei der KI-Nutzung
  • Diskussion: Reale Beispiele und Zukunftsperspektiven

Organisation und Planung

• Projektmanagement-Grundlagen
  • Grundbegriffe des Projektmanagements
  • Einführung in agile Methoden: Kanban, Kreativitätsmethoden
  • Praktische Anwendungen: Erstellen eines Kanban-Boards
• Veranstaltungs- und Terminmanagement
  • Planung und Organisation von Meetings: Agenda, Teilnehmer, Technik
  • Nachbereitung von Terminen: Protokolle und Aufgabenverfolgung
  • Praktische Übung: Organisation eines fiktiven Meetings mit Nachbereitung
• Reisemanagement: Planung und Buchung von Geschäftsreisen
  • Auswahl geeigneter Transportmittel und Unterkünfte
  • Nutzung von Buchungstools und Vergleichsportalen
  • Workshop: Erstellung eines detaillierten Reiseplans

• Interne, schriftliche Prüfung

keine

Deutsch

5 bis 15

Anbieter-Zertifikat

100% gefoerdert mit Bildungsgutschein.

Preis nach Absprache

Präsenzkurs

Tagesseminar

Termine und Orte

Von	Bis	Ort	Durchführungs- garantie	Frühbucher bis Betrag	Lastminute ab Betrag
27.01.2026	21.07.2026	Berlin
27.01.2026	21.07.2026	Potsdam
24.02.2026	18.08.2026	Berlin
24.02.2026	18.08.2026	Potsdam
24.03.2026	15.09.2026	Berlin
24.03.2026	15.09.2026	Potsdam
23.04.2026	13.10.2026	Berlin
23.04.2026	13.10.2026	Potsdam
27.05.2026	10.11.2026	Berlin
27.05.2026	10.11.2026	Potsdam
24.06.2026	08.12.2026	Berlin
24.06.2026	08.12.2026	Potsdam
16.09.2026	12.03.2027	Berlin
16.09.2026	12.03.2027	Potsdam
14.10.2026	13.04.2027	Berlin
14.10.2026	13.04.2027	Potsdam
11.11.2026	13.05.2027	Berlin
11.11.2026	13.05.2027	Potsdam
09.12.2026	11.06.2027	Berlin
09.12.2026	11.06.2027	Potsdam
15.01.2027	09.07.2027	Potsdam
15.01.2027	09.07.2027	Berlin
12.02.2027	06.08.2027	Berlin
12.02.2027	06.08.2027	Potsdam
15.03.2027	03.09.2027	Berlin
15.03.2027	03.09.2027	Potsdam