Spezialist:in für Officeanwendungen, Office Management mit KI und Buchhaltung mit Lexware und DATEV pro

Grundlagen des Büromanagements

• Einführung in das moderne Büromanagement
  • Definition und Bedeutung des Büromanagements.
  • Anforderungen an Bürofachkräfte im modernen Arbeitsumfeld.
  • Umweltschutz, Ergonomie, Unfallverhütung
  • Typische Aufgaben: Terminplanung, Organisation, Kommunikation.
  • Interaktive Gruppenübung: Analyse von Tagesabläufen aus der Praxis
• Ziele und Aufgaben eines Büromanagers
  • Wichtige Kompetenzen: Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität.
  • Abgrenzung zu anderen Berufsbildern im administrativen Bereich.
  • Rollenspiel: Aufgaben eines Büromanagers identifizieren und priorisieren.
• Zeitmanagement und Priorisierungstechniken
  • Prinzipien des Zeitmanagements: SMART-Ziele, ALPEN-Methode.
  • Techniken zur Priorisierung: Eisenhower-Matrix, Pareto-Prinzip.
  • Praktische Übungen: Erstellung eines Tagesplans und Priorisierungsübungen.
  • Diskussion: Häufige Zeitfresser und wie man sie vermeidet.
• Strukturierung des Arbeitsalltags
  • Entwicklung effektiver Arbeitsroutinen.
  • Erstellung von Checklisten und Workflows.
  • Vergleich von analogen und digitalen Ablagesystemen.
  • Workshop: Erstellung einer individuellen Checkliste für den Arbeitsalltag
• Professionelle Korrespondenz: E-Mails, Briefe und Protokolle
  • Aufbau und Stil von Geschäftskorrespondenz.
  • Häufige Fehlerquellen und wie man sie vermeidet.
  • Protokolle verfassen: Ziel, Struktur, Sprache.
  • Schreibübung Erstellung eines professionellen E-Mail-Entwurfs

Kommunikation und Kundenorientierung

• Grundlagen der Kommunikation im Büro
  • Kommunikationsmodelle (z. B. Sender-Empfänger-Modell)
  • Aktives Zuhören und Fragetechniken.
  • Praktische Übungen: Simulation von Gesprächssituationen
  • Diskussion: Typische Kommunikationsfehler im Büroalltag
• Grundlagen der Kundenorientierung
  • Definition und Bedeutung von Kundenorientierung
  • Erkennen und Verstehen von Kundenbedürfnissen
  • Kommunikationsstrategien für den professionellen Kundenkontakt
  • Beschwerdemanagement
  • Fallstudien: Analyse und Diskussion von Kundenanfragen
• Telefontraining: Professionelles Telefonverhalten
  • Telefonetikette: Begrüßung, Weiterleitung, Verabschiedung
  • Umgang mit schwierigen Gesprächspartnern
  • Praktische Rollenspiele: Simulation von Telefongesprächen

Moderne Büroorganisation und Digitalisierung

• Einführung in digitale Tools für das Büromanagement
  • Vorstellung moderner Softwarelösungen: Microsoft 365, Google Workspace
  • Funktionen und Einsatz von Projektmanagement-Tools: Trello, Asana
  • Gruppenübung: Vergleich und Auswahl geeigneter Tools für bestimmte Szenarien
• E-Mail-Management und digitale Kalenderorganisation
  • Best Practices für den Umgang mit E-Mails: Inbox Zero, Filter setzen
  • Kalender effizient nutzen: Terminserien, Erinnerungen
  • Workshop: Einrichtung eines digitalen Kalenders und Verknüpfung mit E-Mails
• Dokumentenmanagementsysteme (DMS) verstehen und anwenden
  • Funktionen eines DMS: Archivierung, Suchfunktionen
  • Regeln zu Datenschutz und Datensicherheit
  • Praktische Übungen: Organisation von Dokumenten in einem DMS
• Zusammenarbeit in virtuellen Teams
  • Besonderheiten der Zusammenarbeit über Distanz.
  • Nutzung von Tools wie MS Teams, Slack, Zoom
  • Rollenspiel: Virtuelles Meeting mit Agenda und Feedbackrunde
• Cloud Computing und Datenspeicherung
  • Grundlagen des Cloud Computing: Was ist die Cloud?
  • Vor- und Nachteile von Cloud-Lösungen
  • Praktische Beispiele: Google Drive, OneDrive, Dropbox
  • Gruppenarbeit: Entwicklung eines Cloud-basierten Projekts
• Grundlagen der Künstlichen Intelligenz
  • Definition und Einsatzgebiete von KI im Büromanagement
  • Chancen und Grenzen von KI-Tools
  • Datenschutz und ethische Aspekte bei der KI-Nutzung
  • Diskussion: Reale Beispiele und Zukunftsperspektiven

Organisation und Planung

• Projektmanagement-Grundlagen
  • Grundbegriffe des Projektmanagements
  • Einführung in agile Methoden: Kanban, Kreativitätsmethoden
  • Praktische Anwendungen: Erstellen eines Kanban-Boards
• Veranstaltungs- und Terminmanagement
  • Planung und Organisation von Meetings: Agenda, Teilnehmer, Technik
  • Nachbereitung von Terminen: Protokolle und Aufgabenverfolgung
  • Praktische Übung: Organisation eines fiktiven Meetings mit Nachbereitung
• Reisemanagement: Planung und Buchung von Geschäftsreisen
  • Auswahl geeigneter Transportmittel und Unterkünfte
  • Nutzung von Buchungstools und Vergleichsportalen
  • Workshop: Erstellung eines detaillierten Reiseplans

• Interne, schriftliche Prüfung

Textverarbeitung MS Word

• Wiederholungen Grundlagen
• Berechnungen und Sortieren in Tabellen
• Tabellen von einer Tabellenkalkulation einbinden
• Dokumente gliedern
• Inhaltsverzeichnis erstellen
• Fußnoten setzen
• Abbildungsverzeichnisse anlegen
• Formulare über Steuerelemente bearbeiten

Tabellenkalkulation MS Excel

• Wiederholungen Grundlagen (Formatierungen, Zellbezüge, Diagramme erstellen etc.)
• Benutzerdefinierte Zahlenformate
• Funktionen aus dem Bereich Logik, Statistik, Finanzmathematik
• Daten transportieren, Steuerelemente einsetzen
• Pivot-Tabellen erstellen und Umgang damit

Büromanagementsystem MS Outlook, Netiquette

• Wiederholungen Grundlagen
• Termingestaltung und Kalenderfreigabe
• Aufgabenverwaltung
• Besprechungen organisieren
• Netiquette

Präsentation MS PowerPoint

• Wiederholungen Grundlagen
• Zielgruppenpräsentationen anlegen und deren Planung
• Folienmaster anwenden
• Vorlagen anpassen
• Einbinden von Audio und Video

Bildbearbeitung

• Grundlagen der Bildbearbeitung
  • Einsatzgebiete für digitale Bilder
  • Grafikformate (Raster- und Vektor-Grafiken) und deren Einsatz
  • Farbmodelle: RGB, HSB, CMYK, Graustufen
• Bedienung eines Bildbearbeitungsprogramms
  • Bilderzeugung
  • Einstellungen
  • Steigerung der Produktivität durch andere Grafikformate und Voreinstellungen
• Arbeiten mit Bildern
  • Arbeiten mit Auswahlwerkzeugen
  • Bildmanipulation
  • Umgang mit Ebenen
  • Textfluss, -gestaltung und -anordnung
  • Effekte und Filter

Künstliche Intelligenz

• Ziele, Aufbau und Risiken von künstlicher Intelligenz
• Funktionsweise und Technik künstlicher Intelligenz, Aufbau von KI-Systemen
• Mögliche Einsatzbereiche von KI in verschiedenen Sektoren und Anwendungsbeispiele
• Effektive Prompts für generative KI-Tools
• Anwendungs-Tools generativer KI-Systeme kennen und einsetzen
• Überlegungen zu ethischer Nutzung von KI
• Vorgaben des EU AI Acts für den Einsatz von KI in Unternehmen 

• Interne, schriftliche Prüfung

Das betriebliche Rechnungswesen

• Grundlagen des Rechnungswesens
• Buchhaltungsvorschriften (HGB, AO)
• Aufgaben des Rechnungswesens im Unternehmen

Inventur - Inventar - Bilanz

• Inventurarten/Inventurverfahren
• Definition Vermögen/Schulden
• Definition/Gliederung des Inventar
• Definition/Gliederung der Bilanz
• Zusammenhang Inventur-Inventar-Bilanz

Bestandskonten

• Auflösung der Bilanz in Konten
• Aktive / passive Bestandskonten
• Buchung auf Bestandskonten
• Bilanzveränderungen

Buchungen auf Bestandskonten (Bilanz)

• Begriffsbestimmung Soll / Haben
• Der Buchungssatz als Anweisung
• Konteneröffnung mit Lexware
• Buchung erfolgsneutraler Geschäftsfälle
• Kontenabschluss mit Lexware

Buchungen auf Erfolgskonten (GuV)

• Erfolgswirksame Buchungen von Aufwand und Ertrag
• Entstehung von Gewinn oder Verlust
• Verbrauch von Stoffen und Waren
• Abschluss der Erfolgskonten per GuV

Besondere Geschäftsvorfälle

• Erhaltene und geleistete Anzahlungen
• Buchhalterische Behandlung der Transitkonten
• Lohnbuchhaltung in Theorie und Praxis
• Offene Posten Buchhaltung mit Lexware
• Buchung von Skonto und Nachlässen
• Splittbuchungen, Stornobuchungen
• Bewirtung, Geschenke, Aufmerksamkeiten, Streuartikel
• Privatkonten

Jahresabschlussbuchungen

• Bestandsveränderungen laut Inventur
• Buchung unentgeltlicher Wertabgaben (Pkw, Telefon, Waren)
• Nicht abziehbare Betriebsausgaben (Bewirtung, GewSt, Geschenke)

Buchungen in der Abschreibung

• Arten/Berechnung der AfA
• Buchung der AfA mit Lexware
• GWG/GWG Sammelpool mit Lexware

Buchungen der Umsatzsteuer

• Begriffe Umsatzsteuer / Vorsteuer / Umsatzsteuerlast
• Buchung der Umsatzsteuer mit Lexware

Beleggeschäftsgang

• Praxisnaher, kompletter Buchungsvorgang mit Belegen anhand von Lexware (Eröffnung-Buchung-Abschluss)

• Interne, schriftliche Prüfung

Vertiefung Rechnungswesen

• Inventur-Inventar-Bilanz
  • Inventurarten/Inventurverfahren
  • Definition Vermögen/Schulden/Reinvermögen
  • Definition/Gliederung des Inventars / vom Inventar zur Bilanz
  • Definition/Gliederung der Bilanz nach Handelsrecht
• Bestandskonten
  • Auflösung der Bilanz in Konten (aktive/passive Bestandskonten) 
  • der Buchungssatz / Buchungsregeln für Bestandskonten
  • Bilanzänderungen durch Geschäftsvorfälle
• Erfolgskonten
  • Aufwands- und Ertragskonten als Unterkonten des Eigenkapitals
  • Buchungsregeln der Erfolgskonten
  • Erfolgsermittlung per Gewinn-und Verlustrechnung (GuV)
  • Abschluss des GuV-Kontos in der Theorie

Grundlagen DATEV (Kanzlei-Rechnungswesen)

• Der DATEV-Arbeitsplatz
• Anlage einer Firma im Modul Kanzlei-Rechnungswesen
• Bildschirmnavigation, Menue- und Symbolleisten, Hilfefunktion
• Individualisierung der Buchungsmaske, Kontenbeschriftungen, Ansichten und Auswertungen
• Besonderheiten der DATEV-Buchungserfassung
• Buchungsarten (Vollbuchung, Folgebuchung)
• Buchung in Primanota-, Konten-, OPOS-Ansicht
• DATEV-Steuerschlüssel zur Buchung von USt- und Vorsteuer
• Wichtige Auswertungen (Konten, Primanota, BWA, SuSa)
• Erstellung, Prüfung und Senden einer Umsatzsteuer-Voranmeldung, Datensicherung im DATEV-Rechenzentrum

Beleggeschäftsgang (laufende Buchhaltung)

• Praxisnahe laufende Buchhaltung auf Grundlage von Belegen
• Buchung von Anfangsbeständen (Übernahme aus dem Vorjahr)
• Buchung laufender Geschäftsvorfälle
• Transitkonten (Geldtransit, Kartenzahlungen, Scheck)
• Offene Posten Buchhaltung (OPOS) mit DATEV
• Übernahme von Buchungen aus DATEV Lohn-und Gehalt
• Hilfen zu Kontrolle und Fehlersuche
• Festschreibung von Buchungen / Stornobuchungen per Generalumkehr

Jahresabschluss (Bilanz)

• Erstellung einer Umsatzsteuererklärung mit DATEV-Umsatzsteuer Grundlagen der Bewertung von Vermögen und Kapital
• Abschreibungsmethoden und deren Berechnung
• Besonderheiten bei GWG (Sofort-/Poolabschreibung)
• Anlagegüter in der DATEV-Anlagenverwaltung anlegen und buchen 
• Bestandsveränderungen der Vorräte (Berechnung/Buchung)
• Abschreibung von Forderungen 
• Berechnung und Buchung von Einzel/Pauschalwertberichtigungen
• Privatentnahmen / unentgeltliche Wertabgaben
• Private Kfz-Nutzung (1 % - und Fahrtenbuchmethode)
• Steuerliche Korrekturen (30% Bewirtung, Behandlung von Geschenken, weitere nicht abzugsfähige Betriebsausgaben)
• Zeitliche Abgrenzung (ARAP, PRAP, sonst. Ford./Verb, RS)
• Grundlagen und Begriffe der Gewerbesteuer (Gewerbeertrag, Messzahl, Hebesatz) Berechnung und Buchung der GewSt-Rückstellung mit DATEV-Gewerbesteuer
• Gestaltung und Druck von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung

Jahresabschluss (EÜR)

• Besonderheiten der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 (3) EStG

• Interne, schriftliche Prüfung

keine

Deutsch

5 bis 15

Anbieter-Zertifikat

100% gefoerdert mit Bildungsgutschein.

Preis nach Absprache

Präsenzkurs

Tagesseminar

Termine und Orte

Von	Bis	Ort	Durchführungs- garantie	Frühbucher bis Betrag	Lastminute ab Betrag
27.01.2026	26.05.2026	Berlin
27.01.2026	26.05.2026	Potsdam
23.04.2026	18.08.2026	Berlin
23.04.2026	18.08.2026	Potsdam
27.05.2026	15.09.2026	Berlin
27.05.2026	15.09.2026	Potsdam
24.06.2026	13.10.2026	Berlin
24.06.2026	13.10.2026	Potsdam
22.07.2026	10.11.2026	Berlin
22.07.2026	10.11.2026	Potsdam
14.10.2026	11.02.2027	Berlin
14.10.2026	11.02.2027	Potsdam
11.11.2026	12.03.2027	Berlin
11.11.2026	12.03.2027	Potsdam
09.12.2026	13.04.2027	Berlin
09.12.2026	13.04.2027	Potsdam
15.01.2027	13.05.2027	Berlin
15.01.2027	13.05.2027	Potsdam
14.04.2027	06.08.2027	Berlin
14.04.2027	06.08.2027	Potsdam