Officemanager mit Kommunikation und Konfliktmanagement

Grundlagen des Büromanagements

• Einführung in das moderne Büromanagement
  • Definition und Bedeutung des Büromanagements.
  • Anforderungen an Bürofachkräfte im modernen Arbeitsumfeld.
  • Umweltschutz, Ergonomie, Unfallverhütung
  • Typische Aufgaben: Terminplanung, Organisation, Kommunikation.
  • Interaktive Gruppenübung: Analyse von Tagesabläufen aus der Praxis
• Ziele und Aufgaben eines Büromanagers
  • Wichtige Kompetenzen: Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität.
  • Abgrenzung zu anderen Berufsbildern im administrativen Bereich.
  • Rollenspiel: Aufgaben eines Büromanagers identifizieren und priorisieren.
• Zeitmanagement und Priorisierungstechniken
  • Prinzipien des Zeitmanagements: SMART-Ziele, ALPEN-Methode.
  • Techniken zur Priorisierung: Eisenhower-Matrix, Pareto-Prinzip.
  • Praktische Übungen: Erstellung eines Tagesplans und Priorisierungsübungen.
  • Diskussion: Häufige Zeitfresser und wie man sie vermeidet.
• Strukturierung des Arbeitsalltags
  • Entwicklung effektiver Arbeitsroutinen.
  • Erstellung von Checklisten und Workflows.
  • Vergleich von analogen und digitalen Ablagesystemen.
  • Workshop: Erstellung einer individuellen Checkliste für den Arbeitsalltag
• Professionelle Korrespondenz: E-Mails, Briefe und Protokolle
  • Aufbau und Stil von Geschäftskorrespondenz.
  • Häufige Fehlerquellen und wie man sie vermeidet.
  • Protokolle verfassen: Ziel, Struktur, Sprache.
  • Schreibübung Erstellung eines professionellen E-Mail-Entwurfs

Kommunikation und Kundenorientierung

• Grundlagen der Kommunikation im Büro
  • Kommunikationsmodelle (z. B. Sender-Empfänger-Modell)
  • Aktives Zuhören und Fragetechniken.
  • Praktische Übungen: Simulation von Gesprächssituationen
  • Diskussion: Typische Kommunikationsfehler im Büroalltag
• Grundlagen der Kundenorientierung
  • Definition und Bedeutung von Kundenorientierung
  • Erkennen und Verstehen von Kundenbedürfnissen
  • Kommunikationsstrategien für den professionellen Kundenkontakt
  • Beschwerdemanagement
  • Fallstudien: Analyse und Diskussion von Kundenanfragen
• Telefontraining: Professionelles Telefonverhalten
  • Telefonetikette: Begrüßung, Weiterleitung, Verabschiedung
  • Umgang mit schwierigen Gesprächspartnern
  • Praktische Rollenspiele: Simulation von Telefongesprächen

Moderne Büroorganisation und Digitalisierung

• Einführung in digitale Tools für das Büromanagement
  • Vorstellung moderner Softwarelösungen: Microsoft 365, Google Workspace
  • Funktionen und Einsatz von Projektmanagement-Tools: Trello, Asana
  • Gruppenübung: Vergleich und Auswahl geeigneter Tools für bestimmte Szenarien
• E-Mail-Management und digitale Kalenderorganisation
  • Best Practices für den Umgang mit E-Mails: Inbox Zero, Filter setzen
  • Kalender effizient nutzen: Terminserien, Erinnerungen
  • Workshop: Einrichtung eines digitalen Kalenders und Verknüpfung mit E-Mails
• Dokumentenmanagementsysteme (DMS) verstehen und anwenden
  • Funktionen eines DMS: Archivierung, Suchfunktionen
  • Regeln zu Datenschutz und Datensicherheit
  • Praktische Übungen: Organisation von Dokumenten in einem DMS
• Zusammenarbeit in virtuellen Teams
  • Besonderheiten der Zusammenarbeit über Distanz.
  • Nutzung von Tools wie MS Teams, Slack, Zoom
  • Rollenspiel: Virtuelles Meeting mit Agenda und Feedbackrunde
• Cloud Computing und Datenspeicherung
  • Grundlagen des Cloud Computing: Was ist die Cloud?
  • Vor- und Nachteile von Cloud-Lösungen
  • Praktische Beispiele: Google Drive, OneDrive, Dropbox
  • Gruppenarbeit: Entwicklung eines Cloud-basierten Projekts
• Grundlagen der Künstlichen Intelligenz
  • Definition und Einsatzgebiete von KI im Büromanagement
  • Chancen und Grenzen von KI-Tools
  • Datenschutz und ethische Aspekte bei der KI-Nutzung
  • Diskussion: Reale Beispiele und Zukunftsperspektiven

Organisation und Planung

• Projektmanagement-Grundlagen
  • Grundbegriffe des Projektmanagements
  • Einführung in agile Methoden: Kanban, Kreativitätsmethoden
  • Praktische Anwendungen: Erstellen eines Kanban-Boards
• Veranstaltungs- und Terminmanagement
  • Planung und Organisation von Meetings: Agenda, Teilnehmer, Technik
  • Nachbereitung von Terminen: Protokolle und Aufgabenverfolgung
  • Praktische Übung: Organisation eines fiktiven Meetings mit Nachbereitung
• Reisemanagement: Planung und Buchung von Geschäftsreisen
  • Auswahl geeigneter Transportmittel und Unterkünfte
  • Nutzung von Buchungstools und Vergleichsportalen
  • Workshop: Erstellung eines detaillierten Reiseplans

• Interne, schriftliche Prüfung

Grundlagen der Kommunikation

• Teambuilding
• Kommunikation – was bedeutet das?
• Wie funktioniert Informationsaustausch?
• Kommunikationsmodelle
  • Das Kommunikationsmodell von Watzlawick
  • Das Kommunikationsmodell von Schulz von Thun
• Kommunizieren Frauen und Männer anders?

Grundlagen des Konfliktmanagements

• Konfliktdefinition
• Konfliktarten
• Eskalationsstufen
• Konflikte erkennen
• Konflikte nutzen
• Die eigene Einstellung zu Konflikten
• Konfliktlösung

Methoden zur Konfliktbewältigung

• Die Transaktionsanalyse
  • Grundelemente der Transaktionsanalyse
  • Praktische Anwendungsmöglichkeiten
  • Wichtige Grundüberzeugungen und Grundeinstellungen
  • Erkennen eigener Stärken und Schwächen
  • Wie kommuniziere ich optimal?
  • Wie kann ich andere besser überzeugen?
  • Wie reagiere ich auf Provokationen?
  • Erkennen von Manipulationsversuchen
  • Der Einfluss einer wertschätzenden inneren Grundhaltung auf den Gesprächsverlauf
  • Gründe für Kommunikationsstörungen erkennen
  • Erkennen von Konfliktmustern
  • Die Modelle der TA: Das Persönlichkeitsmodell, das Kommunikationsmodell, das Rollenmodell
  • Drei Regeln der Transaktionsanalyse
  • Die drei Ich-Zustände: Eltern-Ich, Erwachsenen-Ich, Kind-Ich
• Arbeiten mit dem „Inneren Team"
  • Das Modell des „Inneren Teams"
  • Innere Pluralität
  • Kooperative Führung
  • Innere Teamkonflikte
  • Der innere Teamaufbau
  • Praktische Umsetzung
• Gewaltfreie Kommunikation
  • Grundlagen der GFK in Theorie und Praxis
  • Die vier Schritte: Beobachtungen, Gefühle, Bedürfnisse, Bitten
  • Selbst- / Fremdeinfühlung, Empathie in Konflikten
  • Umgang mit Ärger, Wut und mit starken Emotionen
  • Zustimmung / Ablehnung (Nein sagen, Ja sagen)
  • Vorwürfe in hilfreichen Dialog wandeln
  • GFK und das innere Team
  • Das eigene Kommunikations- und Konfliktverhalten reflektieren
  • Die verschiedenen Möglichkeiten eine Botschaft zu hören und sich selbst auszudrücken
  • Eskalationsdynamiken und Konfliktverläufe
  • Umgang mit Aggression und offener Gewalt
  • Dankbarkeit und Wertschätzung
  • Dimensionen der Bedürfnisse
  • Gewaltfreie Kommunikation im Alltag
• Typenindikatoren-Modelle
  • Erstellen des eigenen Persönlichkeitsprofils
  • Das eigenen Verhalten reflektieren und verstehen
  • Das Verhalten anderer verstehen und respektieren
  • Unterschiede der Persönlichkeitstypen und der Verhaltensweisen
  • Erfolgreiche Strategien im Umgang mit anderen
• Das Konfliktgespräch
  • Gesprächsstrategien sinnvoll einsetzen
  • Vorbereitung von Gesprächen
  • Zielorientierung im Gespräch
  • Aktives Zuhören
  • Fragetechniken
  • Überzeugende Argumentation
  • Umgang mit Einwänden

• Interne, schriftliche Prüfung

keine

Deutsch

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